21 PRAXISMANAGEMENT Zielsetzungen Grundsätzliches Ziel jeder Runde ist es, innerhalb des Kollegenkreises die so genannte „Benchmark“ des jeweiligen The- mas zu identifizieren, also denjenigen Kollegen, der in diesem Bereich die beste Lösung gefunden hat. Dabei versuchen die Teilnehmer, das zugrunde liegende Konzept zu verstehen und somit die Grundlagen zu schaffen, dieses auf die eigene Praxis zu übertragen. Der Erfolg dieser Transferleistung definiert letztlich den Wert dieses Instruments. Um dabei reine „Absichtserklärungen“ zu vermeiden, muss jeder Teilnehmer beim nachfolgenden Workshop über den Stand der Umsetzung berichten. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass das Gelernte tatsächlich übertragen wird. Schließlich möchte sich ja niemand vor den Kollegen „blamieren“… Datenerhebung Die Datenerhebung erfolgt in einem standardisierten Verfahren. Da wir viele der teilnehmenden MKG-Chirurgen steuerlich betreuen, liegen uns die betriebswirtschaftlichen Daten vor. Wir haben diese in ein vergleichbares Format mit großer Detailtiefe gebracht. Dies ermöglicht entsprechend profunde Vergleiche. Die Darstellung der Zahlen erfolgt anonymisiert. Inwieweit die Zahlen im Laufe des Erfahrungsaustausches für alle Teilnehmer offengelegt werden, entscheiden die Teilnehmer selbst. Je mehr Daten transparent werden, desto einfacher die Diskussion in der Gruppe. Als Vorbereitung für das Treffen werden von uns aus allen Einzeldaten der teilnehmenden Praxen Durchschnittswerte errechnet und vorab an die Teilnehmer verschickt. Für nicht von uns steuerlich betreute Teilnehmer muss der jeweilige Steuerberater die notwendigen Daten bereitstellen, so dass sie in die vorbereiteten Vorlagen übernommen werden können. Betriebsbesichtigung Jedes Treffen beginnt nach der Begrüßung durch den gastgebenden Praxisinhaber mit einer kritischen Besichtigung der Praxis. Dabei werden alle Räumen begangen und mit möglichen Besonderheiten vorgestellt. Die Besucher haben bewusst den Auftrag, kritische Fragen zu stellen. Dabei hinterfragen sie natürlich neben Ausrüstung und Ablauf der Gastgeberpraxis auch ihre eigenen Strukturen in ihrer Praxis zuhause. Primäres Ziel bleibt aber die Rationalisierung durch Kollegen. Angeschaut wird neben dem Empfang und Wartebereich auch die Verwaltung. Dabei werden ebenfalls Abläufe hinterfragt, wie diese verbessert werden können, indem sie verkürzt bzw. für Patienten angenehmer gestaltet werden können. Auch in den eher medizinischen Bereichen werden die Abläufe analysiert. Konkrete Verbessserungsvorschläge und Kritikpunkte werden protokolliert und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Insbesondere der Praxisinhaber hat damit in komprimierter Form eine Liste mit Veränderungsvorschlägen, die er sukzessive abarbeiten kann. Diskussion betriebswirtschaftlicher Ergebnisse Nach der Vorstellung der betriebswirtschaftlichen Durchschnittswerte sowie der anonymisiert dargestellten Vergleichsdaten der einzelnen Teilnehmer werden diese im Kollegenkreis besprochen. Dabei ergibt sich schnell, warum die Zahlen in den verschiedenen Bereichen divergieren. Von uns identifizierte Punkte werden diskutiert und die Werte der besten Praxis dargestellt. Der Inhaber erläutert dann sein Konzept, wobei die Zahlen soweit verfremdet werden, dass nur der besprochene Aspekt verständlich wird. Daraus ergibt sich eine Diskussion, was davon in andere Praxen übertragbar ist und welche Annahmen dem zugrunde liegen. Als Ergebnis muss jeder Teilnehmer das für sich Übertragbare aus der Diskussion verbalisieren und für sich eine Handlungsempfehlung ableiten. Diese Handlungsempfehlung wird schriftlich festgehalten und dann mit einem Umsetzungstermin versehen. Zum entsprechenden nächsten Workshop wird dann diese Liste durchgegangen und nach Erfahrungen mit der Umsetzung gefragt. Schwerpunktreferat Bei jeder Sitzung wird ein Schwerpunktreferat zu einem wichtigen Thema gehalten. Dabei werden neben der Diskussion der betriebswirtschaftlichen Zahlen bewusst auch andere Themen ausgewählt und von externen Spezialisten vorgetragen. Die Themenbearbeitung folgt dabei nicht dem sonst in der Gruppe üblichen inkrementellen Ansatz (Prozess des gegenseitigen Lernens), sondern diese Themen werden grundsätzlich aufbereitet, um mithilfe von externem Spezialistenwissen auch größere Lernsprünge zu erzielen. Die Kombination dieser beiden Vorgehensweisen soll der strategischen Weiterentwicklung der Praxen dienen. Da MKG-Praxen in der Regel als Überweiserpraxen aufgestellt sind, können z.B. von einem externen Marketing-Fachmann aus anderen Branchen bekannte und funktionierende Instrumente dargestellt und auf die Problemstellung adaptiert werden. Ein anderes Thema widmet sich der Abrechnung der Leistungen, z.B. ärztlich/zahnärztlich, und wie innerhalb dieser Bereiche die Abrechnung optimiert werden kann. Ziel ist es, die erbrachten Leistungen optimal abzurechnen, so dass die durch den Gesetzgeber gebotenen Möglichkeiten ausgeschöpft werden. Auch hier muss jeder Teilnehmer für sich klären, was er bis zur nächsten Sitzung umsetzen wird. Dies ist eines der zentralen Erfolgselemente, um Verbesserungen in den einzelnen Praxen auch tatsächlich zu fördern. Aussichten Bei dem beschriebenen Modell des moderierten Erfahrungsaustausches wird sich die Zusammenarbeit in der Gruppe im Laufe des Prozesses intensivieren und ein Vertrauensverhältnis entstehen. Damit wird die Diskussion untereinander noch wertvoller werden. Wir arbeiten gerade daran, dieses Konzept auch für andere zahnärztliche Gruppen zu öffnen, z.B. für chirurgische tätige Zahnärzte und Oralchirurgen mit Überweiserstruktur. Sobald sich genügend Teilnehmer finden, werden die jeweiligen Gruppen neu starten. Kontaktdaten MundingDrifthaus Steuerberatungsgesellschaft mbH Hauptstraße 117 D-70771 Leinfelden-Echterdingen Tel. 0711 489996-0 www.mundingdrifthaus.de Oliver Drifthaus oliver.drifthaus@mundingdrifthaus.de
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